10% kosztów wysyłek, których nie widzisz w budżecie. Skąd firmy wiedzą, że przepłacają?

Większość właścicieli firm, jest przekonana, że ma „niezłe warunki” u swojego operatora logistycznego. Umowa podpisana, ceny wynegocjowane, faktury przychodzą regularnie — i właśnie w tym tkwi problem. Bo skąd właściwie wiesz, że te warunki są naprawdę dobre? Z czym je porównujesz?

Logistyka międzynarodowa to jeden z tych obszarów biznesu, gdzie bardzo łatwo przepłacać latami i nigdy się o tym nie dowiedzieć. Nie dlatego, że operatorzy działają nieuczciwie — po prostu rynek jest skomplikowany, stawki zależą od dziesiątek zmiennych, a małe i średnie firmy rzadko mają czas i narzędzia, żeby to wszystko rzetelnie przeanalizować. Efekt? Płacisz tyle, ile zaproponowano Ci przy podpisaniu umowy. Nie tyle, ile mógłbyś płacić.

Problem, którego nie widać na co dzień

Wyobraź sobie, że co miesiąc wychodzi Ci z firmy kilkadziesiąt tysięcy złotych na wysyłki za granicę. Kwota duża, ale stała, więc traktujesz ją jak element krajobrazu. Wpisujesz w budżet i idziesz dalej. Tymczasem gdzieś w tej liczbie może być ukrytych 10, 15, a nawet 25% oszczędności, których po prostu nie widzisz.

To nie jest teoria. Firmy, które decydują się na rzetelną analizę swoich kosztów logistycznych, regularnie odkrywają, że ich obecne stawki choć negocjowane są dalekie od optimum. Dzieje się tak z kilku powodów: profil wysyłek zmienia się w czasie (inne wagi, inne kierunki, inna sezonowość), a umowy z operatorami zazwyczaj tego nie śledzą. Operator nie zadzwoni do Ciebie sam z siebie, żeby zaproponować lepszą stawkę to po prostu nie leży w jego interesie.

Do tego dochodzi brak punktu odniesienia. Żeby ocenić, czy płacisz za dużo, musisz mieć z czym porównać a to wymaga czasu, dostępu do danych rynkowych i umiejętności analitycznych, których w większości firm po prostu nie ma na pokładzie. Dlatego większość właścicieli MŚP podejmuje decyzje logistyczne na podstawie przeczucia, a nie twardych liczb.

Skąd w ogóle wiedzieć, że warto coś sprawdzić?

Są pewne sygnały, które powinny skłonić Cię do refleksji. Czy zdarza Ci się, że koszt wysyłki do konkretnego kraju wydaje się nieproporcjonalnie wysoki w porównaniu z innymi kierunkami? Czy Twój operator ma stałe stawki niezależnie od tego, ile wysyłasz mimo że wolumen Twojej firmy rośnie? Czy przy podpisywaniu umowy nie miałeś dostępu do szczegółowego zestawienia kosztów per kierunek, per przedział wagowy?

Jeśli na choć jedno z tych pytań odpowiadasz „tak” lub „nie wiem”, już samo to mówi coś istotnego. Brak danych to też odpowiedź. I to odpowiedź, która kosztuje.

Kolejnym sygnałem jest dynamika wzrostu. Jeśli Twoja firma wysyła coraz więcej bo skalujesz sprzedaż, wchodzisz na nowe rynki, rozwijasz dystrybucję — Twoje warunki logistyczne powinny ewoluować razem z tym wolumenem. Większa skala to większa siła przetargowa. Ale żeby z niej skorzystać, musisz wiedzieć, gdzie stoisz i co realnie możesz ugrać.

Czym jest audyt logistyczny i dlaczego warto go zrobić?

Audyt logistyczny to po prostu rzetelna, oparta na danych analiza tego, jak wygląda struktura kosztów Twoich wysyłek i jak można ją poprawić. Dobry audyt odpowiada na konkretne pytania: ile realnie kosztuje Cię wysyłka do poszczególnych krajów, jaki jest Twój profil wagowy, gdzie koncentruje się największy wolumen i gdzie jest największy potencjał oszczędności.

Brzmi prosto, ale w praktyce taki audyt wymaga dostępu do narzędzi analitycznych, znajomości stawek rynkowych i doświadczenia w interpretacji danych logistycznych. Dlatego firmy, które decydują się na profesjonalny audyt przeprowadzany przez zewnętrznego specjalistę, traktują go jak inwestycję — raport konsultingowy tego typu wyceniany jest zazwyczaj na nawet 15 000 zł. I często zwraca się wielokrotnie, jeśli na jego podstawie uda się wynegocjować lepsze warunki.

Kluczowe jest jednak to, żeby audyt był oparty na Twoich rzeczywistych danych — nie na ogólnych benchmarkach branżowych. Każda firma ma inny profil wysyłek, inne kierunki, inne przedziały wagowe i inną sezonowość. To, co działa dla e-commerce sprzedającego odzież do Niemiec, zupełnie inaczej wygląda u dystrybutora części przemysłowych wysyłającego na całą Europę Wschodnią. Dobry audyt to zawsze analiza spersonalizowana.

SmartFlow — bezpłatny audyt logistyczny od GlobKurier

Właśnie w odpowiedzi na tę lukę GlobKurier uruchomił audyt SmartFlow™ – bezpłatną, spersonalizowaną analizę kosztów wysyłek, przygotowywaną na podstawie rzeczywistych danych Twojej firmy. Nie jest to ogólny raport „jak rynek, tak Ty” to konkretne zestawienie tego, ile płacisz teraz, ile mógłbyś płacić i gdzie dokładnie jest różnica.

Jak to wygląda w praktyce? Przekazujesz eksport danych z obecnego systemu standardowy plik, który wygeneruje każdy system do zarządzania wysyłkami. Na tej podstawie analitycy GlobKurier przygotowują pełną analizę: porównują Twoje aktualne stawki z dedykowaną ofertą VIP, rozbijają koszty na poszczególne kierunki i przedziały wagowe, mapują Twój profil sezonowości i wolumenowy. Całość trafia do Ciebie w formie gotowej prezentacji z konkretnymi liczbami oszczędności wyrażone w PLN, nie w procentach i ogólnikach.

Cały proces jest po stronie GlobKurier. Ty nie musisz robić nic poza udostępnieniem danych. Żadnych formularzy do wypełnienia, żadnych spotkań na tym etapie, żadnych zobowiązań. Dostajesz gotowy raport i sam decydujesz, co z nim zrobić.

Jeśli chcesz sprawdzić, ile możesz zaoszczędzić na wysyłkach zagranicznych — napisz na audyt@globkurier.pl i zamów bezpłatny audyt SmartFlow.

Jak wygląda taki audyt w praktyce 

Żeby nie pozostawać w sferze teorii, warto spojrzeć na konkretny przypadek. Jedna z firm analizowanych przez GlobKurier wysłała w ciągu czterech miesięcy około 10 800 przesyłek międzynarodowych. Na co dzień operowała z jednym operatorem logistycznym, z którym miała wynegocjowane warunki wydawało jej się, że całkiem niezłe.

Po przeprowadzeniu audytu SmartFlow okazało się, że struktura kosztów jest mocno nierównomierna. Część kierunków była wyceniona rozsądnie, ale kilka kluczowych rynków o największym wolumenie generowało koszty znacząco wyższe niż alternatywa dostępna w ramach oferty VIP GlobKurier. Firma otrzymała szczegółowe zestawienie oszczędności per kierunek, profil wagowy gotowy do dalszych negocjacji oraz dane o sezonowości, które wcześniej były dla niej zupełnie niewidoczne.

To jest właśnie wartość dobrego audytu: nie „mogłoby być taniej”, ale „na tej trasie, przy tych wagach, w tym wolumenie — możesz zaoszczędzić X złotych miesięcznie”. Taka precyzja zmienia rozmowę z kurierem z luźnej negocjacji w rozmowę opartą na danych.

Dla kogo jest audyt SmartFlow?

Audyt SmartFlow jest zaprojektowany dla firm, które już wysyłają i chcą wiedzieć, czy robią to efektywnie kosztowo. Konkretnie chodzi o przedsiębiorstwa regularnie realizujące wysyłki krajowe i zagraniczne sklepy internetowe, dystrybutorów, producentów, które miesięcznie obsługują 200 i więcej przesyłek i korzystają z usług jakiegoś operatora logistycznego.

To też świetne narzędzie dla firm, które właśnie planują skalowanie sprzedaży za granicę. Zamiast podpisywać nową umowę „na oko” albo na podstawie jednej oferty, dostajesz twarde dane ile powinieneś płacić przy Twoim wolumenie i profilu wysyłek. A ponieważ audyt przygotowuje GlobKurier na podstawie własnej oferty VIP, od razu widzisz konkretną alternatywę z realną propozycją współpracy i liczbami na stole.

Jeśli Twoja firma mieści się w tym opisie, warto poświęcić dosłownie kilka minut na przygotowanie eksportu danych resztą zajmie się GlobKurier. Napisz na audyt@globkurier.pl i sprawdź, co możesz zyskać.

Czego dowiesz się z audytu — i co możesz z tym zrobić?

Dobry audyt logistyczny to nie tylko liczby w tabeli. To odpowiedź na pytania, które właściciele firm rzadko mają czas sobie zadać, a które mają bezpośrednie przełożenie na marżę. Audyt SmartFlow dostarcza kilku kluczowych rodzajów informacji.

• Po pierwsze, koszt wysyłki per kierunek – ile realnie płacisz za wysyłkę do Niemiec, Czech, Francji czy innych rynków, na które regularnie wysyłasz. To pozwala zidentyfikować kierunki, gdzie potencjał optymalizacji jest największy, zamiast szukać oszczędności „wszędzie i nigdzie”.
• Po drugie, profil wagowy Twoich przesyłek – rozkład paczek według wagi. To kluczowy parametr przy negocjowaniu stawek, bo operatorzy wyceniają przesyłki w przedziałach wagowych i właśnie tam często kryją się największe różnice. Wiedząc, jak wygląda Twój profil, możesz negocjować tam, gdzie to rzeczywiście ma sens.
• Po trzecie, sezonowość i wolumen – jak zmieniają się Twoje wysyłki w ciągu roku. Ta wiedza jest bezcenna przy planowaniu budżetu logistycznego i przy rozmowach o gwarantowanym wolumenie, który zazwyczaj jest kartą przetargową w negocjacjach z kurierami.

Wszystkie te dane przełożone na konkretne PLN możliwych oszczędności dają Ci coś, czego większość właścicieli MŚP nigdy wcześniej nie miała: twardy argument w rozmowie o kosztach logistyki.

Wnioski: logistyka to nie stały koszt to zmienna, którą możesz kontrolować

Jednym z największych mitów w zarządzaniu MŚP jest przekonanie, że koszty logistyczne to coś stałego element, który wpisujesz w budżet i którym nie ma sensu specjalnie zarządzać. W rzeczywistości logistyka międzynarodowa to jeden z najbardziej elastycznych kosztów w firmie pod warunkiem, że masz dane, które pozwalają nim zarządzać.

Audyt logistyczny, a zwłaszcza bezpłatna analiza SmartFlow od GlobKurier, to najprostszy sposób na to, żeby przestać działać w ciemno. Nie potrzebujesz zatrudniać konsultanta, nie musisz poświęcać tygodni na analizę wystarczy jeden plik z danymi, a analitycy zrobią resztę za Ciebie.

Jeśli wysyłasz regularnie w kraju i za granicę i chcesz wiedzieć, czy płacisz tyle, ile powinieneś wyślij maila na audyt@globkurier.pl i zamów bezpłatną analizę SmartFlow. Bez zobowiązań, bez ukrytych kosztów. Tylko liczby i decyzja po Twojej stronie.

Autorką artykułu jest Agata Kędzierska-Zawisza, Head of Marketing & E-commerce w Globkurier