Cyfrowy paszport produktu zaczyna się od danych, nie od systemu

Cyfrowy paszport produktu (Digital Product Passport, DPP) coraz częściej pojawia się w rozmowach o przyszłych wymaganiach regulacyjnych i transparentności łańcuchów dostaw. Wiele firm postrzega go jednak jako kolejne wdrożenie technologiczne, które będzie trzeba zrealizować w odpowiednim momencie.

To podejście może okazać się kosztowną pomyłką. Problem nie polega bowiem na tym, jak wygenerować cyfrowy paszport produktu, ale czy organizacja już dziś dysponuje odpowiednimi danymi, dokumentami i procesami, które pozwolą go wiarygodnie stworzyć.

DPP jest efektem jakości informacji o produkcie

Zgodnie z założeniami unijnego rozporządzenia ESPR, cyfrowy paszport produktu ma zwiększyć przejrzystość informacji o produktach i ich cyklu życia. Nie oznacza to jednak, że firmy będą musiały stworzyć te dane od zera.

W praktyce DPP będzie opierał się na informacjach, które przedsiębiorstwa już posiadają: parametrach technicznych, danych o pochodzeniu produktu, certyfikatach, deklaracjach zgodności czy historii zmian.

Pojawia się jednak pytanie: czy te informacje są dziś dostępne w jednym miejscu?

W wielu organizacjach odpowiedź brzmi: nie.

Jeden produkt, wiele źródeł informacji

Firmy od lat inwestują w systemy wspierające zarządzanie produktami. Dane znajdują się w ERP, informacje marketingowe w osobnych narzędziach, dokumentacja techniczna na dyskach sieciowych lub platformach współdzielenia plików. Część wiedzy pozostaje także w wiadomościach e-mail i lokalnych folderach pracowników.

W efekcie ten sam produkt może funkcjonować równocześnie w kilku różnych wersjach.

Dział sprzedaży korzysta z jednego zestawu danych, dział jakości z innego, a dokumentacja techniczna zawiera jeszcze kolejną wersję informacji. Dopóki nikt nie wymaga pełnej identyfikowalności produktu, problem często pozostaje niewidoczny. Sytuacja zmienia się jednak w momencie audytu lub konieczności wykazania zgodności z wymaganiami regulacyjnymi.

Dane produktowe to tylko część układanki

Uporządkowanie informacji produktowych jest ważnym krokiem, ale samo w sobie nie rozwiązuje problemu.

Każdy produkt funkcjonuje również w otoczeniu dokumentów i procesów. Certyfikaty, deklaracje zgodności, specyfikacje techniczne czy historia zmian muszą być aktualne, łatwo dostępne i powiązane z konkretnymi informacjami produktowymi.

Równie istotne jest ustalenie odpowiedzialności za dane. Kto zatwierdził zmianę? Kiedy została wprowadzona? Czy aktualizacja produktu wymaga ponownej weryfikacji dokumentacji?

Bez jasno określonych procesów odpowiedzi na te pytania często trzeba szukać ręcznie. A to znacząco utrudnia przygotowanie organizacji do nowych wymagań związanych z transparentnością danych.

Dlaczego procesy stają się równie ważne jak technologia

Coraz więcej organizacji dochodzi do wniosku, że zarządzanie produktem wymaga nie tylko uporządkowanych danych, ale również kontroli nad procesami, które tych danych dotyczą.

Zmiana specyfikacji produktu może wymagać aktualizacji dokumentacji. Wygasający certyfikat powinien uruchomić odpowiednie powiadomienie. Każda decyzja powinna pozostawiać ślad umożliwiający odtworzenie całej historii produktu.

To właśnie dlatego przygotowanie do DPP coraz częściej postrzegane jest jako projekt obejmujący zarówno zarządzanie danymi produktowymi, jak i zarządzanie dokumentami oraz procesami biznesowymi.

Gotowość na DPP zaczyna się od dojrzałości organizacyjnej

Firmy przygotowujące się do cyfrowego paszportu produktu powinny przede wszystkim odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań:

• Czy dane produktowe są zgromadzone w jednym, spójnym środowisku?
• Czy dokumentacja związana z produktem jest łatwo dostępna i aktualna?
• Czy istnieją formalne procesy zatwierdzania zmian?
• Czy organizacja potrafi odtworzyć historię decyzji dotyczących produktu?
• Czy odpowiedzialność za dane i dokumenty jest jasno przypisana?

Im więcej odpowiedzi twierdzących, tym łatwiejsze będzie przygotowanie organizacji do wymagań związanych z DPP.

Cyfrowy paszport produktu to szansa, nie tylko obowiązek

Choć Digital Product Passport najczęściej pojawia się w kontekście regulacji, jego znaczenie wykracza poza kwestie zgodności. Firmy, które wcześniej uporządkują dane produktowe, dokumentację oraz procesy zarządzania zmianą, zyskają nie tylko gotowość do nowych wymagań, ale również większą kontrolę nad informacją produktową i sprawniejsze zarządzanie całym cyklem życia produktu.

W praktyce okazuje się więc, że cyfrowy paszport produktu nie jest projektem informatycznym ani kolejnym systemem do wdrożenia. To efekt jakości danych i procesów, które funkcjonują w organizacji już dziś.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak przygotować organizację do wymagań związanych z Digital Product Passport, uporządkować dane produktowe oraz stworzyć spójne środowisko zarządzania dokumentacją i procesami, przeczytaj pełną wersję artykułu na blogu Ideo. Znajdziesz tam szczegółowe omówienie roli systemów PIM, zarządzania dokumentacją oraz praktyczne wskazówki dotyczące budowania fundamentów pod DPP.

Autorem artykułu jest Anna Wolanin, Lider Rozwoju i Strategii E-commerce w Ideo